Reuniones Online fructíferas y ágiles ¿Cómo conseguirlo?
Las reuniones online son ya una práctica habitual en el mundo laboral. Además, con la instauración del teletrabajo en multitud de empresas, es la opción de comunicación por defecto en muchas compañías. El establecimiento de ciertas normas de conducta puede ayudar a maximizar la eficiencia y desempeño de los equipos de trabajo.
1. Sé puntual
Parece obvia la necesidad de ser puntual al inicio de una reunión pero no tanto la puntualidad en su cierre. Es importante cumplirla de forma estricta para no solapar reuniones.
2. Espera confirmación de los asistentes
Todo el mundo puede crear eventos previa revisión de la disponibilidad en el calendario de los invitados. Pero deben considerarse como eventos tentativos hasta la confirmación de dichos invitados. Es por ello, la importancia de aceptar o rechazar lo antes posible, para buscar alternativas en el caso de conflicto de agendas. Los invitados que no sean de obligada asistencia en una reunión, deben ser configurados como invitados opcionales y de ese modo no tenerlos en cuenta en la confirmación.
3. Organiza reuniones cortas
Hay que programar el tiempo más corto posible que permita conseguir los objetivos marcados para esa reunión. Cuánto menos necesitemos para tratar un tema en concreto, más eficiente será nuestro desempeño. No en vano, el tiempo es dinero.
Como ayuda, Google Calendar permite configurar la duración predeterminada de las reuniones. El valor por defecto es de 60 minutos, pero normalmente muchas reuniones pueden realizarse en la mitad de ese tiempo y esta opción de configuración debería ser modificada.
4. Deja espacio entre reuniones
Es importante dejar siempre un margen entre reuniones, con el objetivo de tomar notas sobre la reunión que acaba de finalizar, preparar el siguiente evento o simplemente rellenar la taza de café o estirar las piernas. Encadenar varias reuniones sin espacio entre ellas es la mejor manera de que éstas no sean productivas.
Google Calendar permite configurar esta opción en sus preferencias:
5. Establece un título y descripción detallada del evento
El contexto en el que se enmarca una reunión es muy importante, sobre todo si se involucra a personal externo. Una reunión en la que un invitado solo conoce el título de la misma es muy poco óptimo para todos, siempre es necesario un contexto previo. Por ese motivo los eventos deben incluir al menos una descripción detallada sobre lo que se va a tratar en la misma.
6. Prepara previamente las reuniones
Las reuniones son más eficientes si se preparan con antelación. Es recomendable adjuntar la presentación en caso de ser necesaria para que los invitados puedan revisar el contenido. Si es preciso un estudio previo, el organizador debe así expresarlo en el evento. Hay que potenciar al máximo el trabajo asíncrono, leer una presentación o una documentación en voz alta es una pérdida de tiempo pudiendo los asistentes haberlo hecho con antelación.
7. Escribe notas y define tareas
Una reunión sin conclusiones es una reunión que se olvidará en el tiempo, y por tanto que no será útil. Google Calendar permite adjuntar un documento al evento para poder tomar notas de forma colaborativa entre los asistentes al evento. Es importante obtener conclusiones y “deberes” para cada uno de los asistentes una vez terminada la reunión, para posteriormente poder hacer seguimiento de la misma.
8. Programa los eventos con antelación
Los eventos deben ser agendados con suficiente antelación. Más teniendo en cuenta la premisa de prepararlas adecuadamente. Pregunta antes de crear eventos a menos de 24 horas vista.
9. Enciende la cámara
Si la conectividad y la situación física de la persona lo hacen posible, encender la cámara permite mejorar la comunicación debido al plus que da el lenguaje corporal. Pero esto no debe convertirse en una obligación ya que preservar la privacidad en determinadas situaciones también es importante.
10. Habilita las notificaciones
Ser notificados de la inmediatez de una reunión es primordial. Es recomendable habilitar las notificaciones en tu gestor de calendario.
Por otro lado, la integración de Slack con Google Calendar funciona muy bien y es de gran ayuda tanto para ser notificado como para mostrar al resto de usuarios si estás asistiendo a una reunión.
11. Evita reuniones los viernes
Los viernes son jornadas de trabajo más cortas y condensadas, la acumulación de reuniones ocasiona días pocos productivos y situaciones de estrés por no encontrar horas para terminar nuestras propias tareas. La diferencia horaria entre países lo hace además poco recomendable. A no ser que se trate de una reunión de seguimiento diaria, si puede esperar al lunes, mejor postponerla.
12. Tu calendario es tu responsabilidad
Por último, organizar tu agenda es tu responsabilidad, configura tus horarios, marca los días fuera de la oficina, al médico, establece tu horario laboral, bloques de tiempo de no molestar, etc. De este modo se minimizan conflictos inesperados entre agendas.
Alejémonos de lo convencional creando entornos estimulantes, productivos y flexibles, que sumen a nuestro desempeño y productividad diaria.
