En WOCU-Monitoring apostamos por el teletrabajo

La irrupción de la COVID-19 supuso un cambio de paradigma en diversos ámbitos socioculturales y laborales. El teletrabajo fue una de las primeras medidas implementadas, que al contrario de otras muchas, vino para quedarse.

Aunque nuestro equipo ya estaba familiarizado con el trabajo en remoto, esta modalidad imperó sobre otras cuando llegó el momento de preguntarnos si era necesario la presencialidad y el retorno a la oficina. La respuesta la tuvimos clara.

En WOCU-Monitoring creemos firmemente en el teletrabajo. El incremento de la productividad, flexibilidad y feedback positivo, sumado a los beneficios personales, ha sido evidente. Y esto no hubiera sido posible sin el compromiso, esfuerzo y confianza de todas las partes involucradas.

En este post queremos mostraros por qué abogamos por el teletrabajo como cultura de la organización y cómo justificamos nuestra decisión en su día.

Teletrabajo sí o no

No tiene por qué existir una dicotomía en cuanto al teletrabajo. Existen modalidades híbridas donde combinar ambas tipologías y exprimir los beneficios de cada una de ellas. Pero recuerda, el teletrabajo es una opción perfectamente viable tanto para la empresa como para el empleado.

A rasgos generales, podemos discernir tres escenarios:

• Remote-Friendly: se permite el trabajo remoto ciertos días a la semana, pero se da prioridad a la presencialidad en oficinas físicas.

• Remote-First: trabajar en remoto (ya sea desde casa o desde cualquier otra ubicación, incluida la oficina) es la opción por defecto. En consecuencia, los procesos se adaptan a esta regla.

• Full-Remote: no existen oficinas físicas. Se elimina toda presencialidad.

Claves para afrontar el teletrabajo

La adaptación al teletrabajo no es tarea fácil y depende del firme compromiso tanto individual como colectivo. Aquí exponemos una serie de consejos para sacar el máximo provecho:

• La productividad se mide en objetivos, por ello es fundamental la definición, asignación y seguimiento de KPIs para lograr mantener el rendimiento de la organización.

• Comunicación frecuente a un click de distancia, haciendo uso de herramientas de videoconferencias, chats en línea, etc.

• El futuro del trabajo es asíncrono y como organización hay que potenciarlo mediante cauces establecidos y limitando los atracos que interrumpen el flujo de trabajo y la productividad.

• Se eliminan las conversaciones de pasillo ya que esa información nunca llega al resto del equipo. En contraposición, las reuniones pueden quedar grabadas y ser compartidas a posteriori, se redactan actas minutas, se conversa por herramientas de ticketing, chats, etc.

• Documentar en detalle toda acción, decisión o cambio realizado para que quede registrado y así poder ser consultado en cualquier momento.

• En aras de la transparencia, los brainstorming, las colaboraciones y tomas de decisión, no deben quedarse en la oficina en detrimento de los que no están. Esto incluye también a los gestores o directivos de la empresa.

Ventajas y (posibles) desventajas para el empleado

A continuación, se enumeran las ventajas, o dicho de otro modo, los beneficios que ofrece el teletrabajo para el empleado:

• Menor riesgo de contraer enfermedades por contagio o de sufrir accidentes en el traslado al puesto de trabajo. Además de rebajar el estrés debido a aglomeraciones, atascos, horas puntas en el transporte público, etc.

• Flexibilidad en el horario, favoreciendo la adaptación de la jornada en función de las propias necesidades personales (conciliación, alimentación, deporte, etc.). Trabajar en horas en las que somos más productivos, consiguiendo el equilibrio perfecto.

• Menor estrés e incremento de la calidad de vida al poder desarrollar el trabajo en un espacio ordenado, cómodo y que sientas propio.

• Reducir las interrupciones e incremento de la concentración al mitigar las interacciones superfluas entre empleados.

• Ropa de trabajo cómoda. Al menos de cintura para abajo ;)

• Ahorro económico al reducir gastos, como por ejemplo: comidas fuera de casa, coste del transporte público, combustible del transporte personal, plaza de parking, etc.

En cuanto a las posibles desventajas para el empleado, pasamos a enumerar algunas de ellas, junto con su posible solución:

• ¿Puede ser que el teletrabajo no funciona para mí?

  

  Hay que remarcar que el teletrabajo en una modalidad Remote-First es opcional, y que hay que buscar alternativas para dar solución a cualquier desavenencia, ya sea por la falta de equipamiento tecnológico o por la dificultad para separar espacio laboral del personal. Como prevención o anticipación, se recomienda especial atención en los procesos de selección de personal.

• ¿Comunicación menos eficaz en reuniones online?

  Es aconsejable el uso de cámara ya que el lenguaje corporal ayuda en la comunicación, ser puntuales en el inicio y fin de las reuniones así como preparar previamente las mismas. Hemos sido proactivos en este tema con la publicación y adopción de un decálogo de buenas prácticas en reuniones online.

• ¿Sentimiento de soledad, aislamiento o falta de integración?

  Se propone dedicar un espacio durante la jornada laboral para conversar (cafés virtuales), y si es posible, programar reuniones presenciales periódicas (sin portátil) para fortalecer la cohesión del equipo. La salud mental es siempre una prioridad en nuestro ámbito laboral.

Ventajas y (posibles) desventajas para la empresa

Los beneficios del teletrabajo para empresas son múltiples, aunque también existen factores que pueden operar en un sentido opuesto, sin embargo, esto puede subsanarse si se dispone de los recursos y herramientas oportunas.

Como claras ventajas encontramos:

• Mayor facilidad para encontrar talento (incluso más barato). La descentralización genera más oportunidades.

• Equipos más productivos reduciendo distracciones, siempre y cuando se disponga de la supervisión, soporte y equipamiento adecuado.

• Menor rotación en los equipos, lo que implica una mayor estabilidad, engagement, cohesión y motivación general. El teletrabajo se valora como un beneficio de mejora de la calidad de vida.

• Reducir el número y duración de reuniones online, al focalizarnos en los objetivos de la sesión y los resultados esperados.

• En la modalidad Full-remote se evidencia una reducción de costes al minimizar el espacio y la logística de las oficinas centrales. También se puede optar por el uso de espacios co-working como alternativa al alquiler de oficinas.

• Minimizar el absentismo laboral al disponer de una mayor flexibilidad en la gestión de los tiempos y agendas.

¿Y las desventajas para la empresa? Enumeramos nuevamente algunas de ellas con sus posibles soluciones:

• ¿Puede generar el teletrabajo una desvinculación emocional de los empleados hacia la empresa?

  La identificación del empleado con la compañía o su sentimiento de pertenencia a la misma puede verse afectado en un modelo de teletrabajo, por ese motivo deben establecerse reuniones recurrentes a todos los niveles donde los empleados sean partícipes de la evolución y progreso de la compañía.

• ¿Onboarding más complicado?

  Integración en el equipo desde el día 0 por medio de la definición y documentación de un proceso o política de inducción clara. Un conjunto de directrices y procedimientos deben ayudar a la integración progresiva al puesto de trabajo para tener un comienzo productivo.

• ¿Pérdida de control sobre empleados y negocio?

  Será responsabilidad de los gestores, líderes u otros cargos afines, demostrar su capacidad para administrar, supervisar y respaldar a un equipo distribuido.

Gestión en un entorno remoto ¿Cómo trabajamos en WOCU-Monitoring?

• Transparencia como pilar fundamental

  Say why, not just what. Es importante dar todo el contexto y justificar cada acción realizada para así evitar malentendidos, tareas duplicadas o futuras rondas de preguntas que mermen la eficiencia.

• Priorización y organización

  Intentamos potenciar el trabajo individual y asíncrono. Es fundamental que cada miembro del equipo conozca con claridad cuáles son las prioridades y tareas que tiene que acometer.

• Empatía

  Más difícil de percibir al estar detrás de una pantalla pero más necesaria que nunca. Distintos estados de ánimo y situaciones adversas donde sentirse apoyados, escuchados y comprendidos es esencial para el buen fluir de los equipos de trabajo.

• Confiar en tu equipo

  La comunicación y la transparencia es la base de nuestro modelo de teletrabajo. Generar, transmitir y mantener esa confianza es fundamental para que el equipo remoto funcione de forma eficiente y cohesionada.

• Buscar (y promocionar) el éxito de los demás

  En un ambiente de teletrabajo sano, es importante destacar, valorar y promocionar el esfuerzo y resultado individual alcanzado por el empleado y evitar que quede oscurecido por las jerarquías y cadenas de mando.

• Documentar los procesos

  Registrar y estandarizar procesos de forma proactiva para reducir errores en la implementación de proyectos, mejoras en la eficiencia y disminución de costes al eliminar recursos operativos innecesarios.

• Definición de roadmap a largo plazo

  Elaboración de una hoja de ruta para la priorización de tareas/hitos, alineada al entendimiento estratégico y de innovación. Siendo una herramienta práctica capaz de satisfacer perfectamente las expectativas de la gestión de proyectos.

• Metodologías ágiles para el desarrollo

  Ponemos en práctica una metodología agile para el desarrollo continuo, evolutivo e iterativo, otorgando un mayor énfasis en el valor práctico del producto.

• Proceso de desarrollo, pruebas y despliegue

  Orientado a realizar un incremento de funcionalidad del producto. Conlleva un ciclo de integración continua, que empieza con un cambio en la base de código y termina con la construcción de un artefacto software.

• Notificaciones mediante canales organizados

  Canales de comunicación, nuestros mayores aliados. Disponemos de varios canales con propósitos específicos, donde poder chatear con los miembros del equipo.

No hay excusa, el desarrollo de las Tecnologías de la Información (TIC) garantiza que el teletrabajo se convierta en una opción estable y viable, donde conviven conciliación, flexibilidad y productividad.